Les Privat Supply Chain & Distribusi di Jogja

Rantai pasok yang rapi menentukan napas usaha kecil di Jogja

Permintaan di Jogja jarang datar. Toko oleh-oleh di sekitar Malioboro dan Pathuk melonjak saat libur sekolah dan Lebaran, lalu tenang di pekan biasa. Kios di sekitar kampus UGM dan UNY ramai pada awal semester dan sepi ketika mahasiswa pulang. Perajin gerabah Kasongan di Bantul menerima pesanan borongan menjelang akhir tahun, sesudah berbulan-bulan berjalan pelan. Pola seperti ini membuat cara memesan barang tidak bisa disamakan sepanjang tahun.

Banyak usaha di Jogja memesan bahan baku berdasarkan perasaan pemiliknya. Perasaan itu sering tepat, dan tetap kalah teliti dibanding tiga catatan sederhana: berapa hari pemasok biasanya mengirim, berapa kali stok pernah habis, dan berapa lama barang mengendap di rak. Tanpa ketiganya, ruang simpan cepat penuh oleh barang yang lambat bergerak sementara barang paling dicari justru kosong pada hari paling ramai.

Kelas ini bekerja tepat di titik itu. Pembahasan berangkat dari data yang sudah kamu miliki. Teori masuk belakangan, sebatas yang dipakai untuk menjelaskan angka yang sedang terbuka di layar, lalu diubah pelan-pelan jadi aturan yang bisa dijalankan staf tanpa bertanya kepadamu tiap hari.

Empat angka dasar supply chain yang dihitung sebelum membeli sistem

Perangkat lunak gudang menarik ditawarkan, dan hampir selalu terlalu dini dibeli. Yang menentukan hasil di bulan pertama adalah empat angka yang bisa dihitung di lembar kerja biasa.

Pertama, permintaan harian rata-rata per barang, diambil dari penjualan beberapa bulan terakhir sesudah baris anomali ditandai. Kedua, lead time pemasok, yaitu jarak hari antara pesanan dikirim dan barang benar-benar masuk rak, dicatat rata-rata sekaligus nilai terburuknya. Ketiga, titik pesan ulang, hasil perkalian permintaan harian dengan lead time, ditambah persediaan penyangga. Keempat, persediaan penyangga itu sendiri, yang besarnya mengikuti seberapa liar permintaan bergerak dan seberapa sering pemasok meleset dari janjinya.

Contohnya begini. Sebuah toko kaos di Prawirotaman menjual rata-rata dua belas potong sehari untuk satu model andalan. Pemasok di Bantul mengirim dalam lima hari kalau lancar, delapan hari kalau sedang ramai pesanan. Titik pesan ulang model itu berada di kisaran seratus potong, dan angka itulah yang ditulis di kartu stok. Begitu sisa menyentuh angka tersebut, pesanan dibuat tanpa rapat dan tanpa menunggu pemilik pulang.

Meramal permintaan rantai pasok dengan spreadsheet yang sudah kamu punya

Peramalan sering dibayangkan rumit. Untuk usaha yang menjual puluhan sampai ratusan barang, alat yang memadai sudah ada di lembar kerja yang kamu buka tiap hari.

Kelas memulai dari rata-rata bergerak empat pekan, cukup untuk barang yang permintaannya stabil. Barang yang naik turun tajam dipindahkan ke rata-rata tertimbang, yang memberi bobot lebih besar pada pekan terdekat. Untuk data yang berisik karena satu pesanan besar sesekali, median lebih jujur daripada rata-rata. Sesudah itu ramalannya disesuaikan dengan kalender: pekan promosi, libur sekolah, wisuda kampus, dan hari besar keagamaan.

Bagian yang paling sering dilewati orang adalah mengukur seberapa meleset ramalan itu. Kelas mengajarkan dua ukuran sederhana. Rata-rata selisih dalam persen memberi tahu seberapa jauh perkiraanmu meleset, sedangkan arah selisihnya memberi tahu apakah kamu punya kebiasaan menaksir terlalu tinggi atau terlalu rendah. Kebiasaan menaksir terlalu tinggi terlihat sebagai rak yang sesak, dan kebiasaan sebaliknya terlihat sebagai pelanggan yang pulang dengan tangan kosong. Dua angka itu diperiksa tiap bulan, lalu bobot dan penyesuaian kalendernya diperbaiki.

Pekerjaan rumah rantai pasok di antara dua sesi

Kemajuan di kelas ini datang dari kebiasaan kecil yang berulang, dan hampir semuanya selesai dalam dua puluh sampai tiga puluh menit.

Tugas yang paling sering diberikan tutor ada empat. Mencatat tanggal pesan dan tanggal terima untuk setiap kiriman yang masuk pekan itu, sehingga daftar lead time terisi dari kejadian nyata. Menghitung titik pesan ulang untuk satu barang baru, satu per pekan, sampai seluruh kelompok bernilai tinggi tertutup. Memotret satu rak sebelum dan sesudah dipindahkan, supaya perubahannya terlihat dan alasannya diingat. Mengisi kartu skor pemasok pada hari barang datang, ketika ingatannya masih segar.

Yang sengaja tidak diberikan adalah tugas membaca panjang. Materi bacaan tersedia di e-learning bagi yang ingin mendalami, dan tidak pernah jadi syarat mengikuti sesi berikutnya. Peserta yang datang membawa empat catatan kecil di atas selalu lebih cepat maju dibanding peserta yang datang membawa banyak teori dan nol angka.

Dari tebakan ke sistem rantai pasok yang bisa diandalkan

Berikut gambaran yang wajar diharapkan, ditulis apa adanya supaya harapanmu bertemu kenyataan.

Empat sampai enam pekan pertama biasanya habis untuk merapikan data dan menetapkan titik pesan ulang pada kelompok barang bernilai tinggi. Di rentang ini yang paling terasa adalah berkurangnya perdebatan, karena keputusan memesan sudah punya angka pemicu. Pada bulan kedua dan ketiga, penataan gudang dan prosedur penerimaan mulai berjalan, dan selisih catatan biasanya mengecil karena penghitungan berputar berjalan mingguan.

Perbaikan fill rate dan penurunan stok yang tidak bergerak umumnya baru terbaca sesudah satu siklus pemesanan penuh terlewati. Kecepatannya berbeda antar usaha, dan penentu terbesarnya adalah konsistensi mencatat setiap hari.

Ada juga yang jujur perlu disebut. Kalau penerimaan barang tetap tidak dicatat pada harinya, angka apa pun akan menyesatkan. Kalau tidak ada satu orang yang bertanggung jawab memeriksa indikator tiap pekan, aturan yang sudah disusun akan pelan-pelan ditinggalkan. Les supply chain distribusi Jogja menyiapkan hitungan dan prosedurnya; yang menjaga keduanya tetap hidup adalah kebiasaan tim di gudang.